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TI Apps - Módulo Documentación de TI

Conozca en tiempo real el estado de la documentación que debe tener toda organización que se dedica a la administración de las Tecnologías de la Información.
Por lo general, la documentación hace parte de esos temas que caen en la última de las prioridades cuando de tecnología se trata. En la implantación de cualquier tecnología, suele suceder que los esfuerzos se concentran sobre todo en ponerla a funcionar cuanto antes y una vez superadas las fases de implantación y pruebas, salimos a producción, abriendo los servicios a la parte usuaria que espera que todo funcione bien y oportunamente, dejando a un lado la importancia de documentar adecuadamente.
El módulo de documentación de TI se compone de varias bibliotecas que permiten el registro de los diversos documentos que deben existir en cualquier área de TI, en los que se detallan procedimientos en su mayoría técnicos. De estos procedimientos, algunos corresponden a actividades propias de operación, mantenimiento y soporte de la plataforma tecnológica de nuestro negocio y algunos otros corresponden a servicios solicitados por los usuarios a través de la Mesa de Ayuda.
Es muy común encontrar áreas de Operaciones de TI, en que los procedimientos son ejecutados no siguiendo un “paso a paso” estricto debidamente documentado, sino acudiendo al conocimiento de quien ejecuta (especialista), lo que amplía no solamente la posibilidad de error por falla humana, sino que pone en riesgo la continuidad de un servicio, en caso de la ausencia del especialista. En ambos casos, atentando contra la continuidad misma del negocio. De aquí, la importancia de este módulo.
Al contar con este módulo y con la documentación apropiada se obtendrán los siguientes beneficios:
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Reducción de costos, al lograr que el recurso humano menos calificado respaldado con una adecuada documentación pueda ejecutar algunos procedimientos. Esto permite concentrar a los especialistas en labores menos operativas, acordes a su condición de especialistas.
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Reducción del margen de error por falla humana pues los procedimientos ya no se ejecutarán de memoria, sino siguiendo un estricto paso a paso.
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Elimina la dependencia de "héroes" abriéndose a la posibilidad de que un procedimiento bien documentado, pueda ser ejecutado por un profesional no tan especializado.
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Se contará con un único estándar de documentación para los diversos procedimientos, lo que facilitará su construcción y su compresión por parte de quien ejecutará, principalmente aquellos que recién se incorporan al equipo de operación.
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Se contribuirá a evitar la dispersión de los documentos que resultan de todas las tareas operativas que hacen parte de la gestión de TI, se favorecerá su periódica actualización e integridad y se facilitará su búsqueda y seguimiento.
Los tableros de mando construidos con Power BI para este módulo le permitirán responder a preguntas como:
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¿Cuáles son las fases de la operación en las que se genera un mayor volumen de documentación?
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¿Cuántos documentos se han creado y/o modificado en un margen específico de tiempo?
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De los procesos identificados al interior de mi Organización de TI, ¿cuántos han sido documentados?, ¿cuántos han sido modificados?
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¿En que épocas del año se genera un mayor volumen de documentación?
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¿En cuáles se genera un menor volumen?
Vea en línea los tableros de mando de la Documentación de TI de Sky Air Group


Este tablero permite conocer el estado general de la documentación del Área de TI, en particular, de aquella documentación relacionada con la definición, planeación y ejecución de la operación cada una de las áreas que hacen parte de la organización. También permite conocer la evaluación respectiva del Grupo de Calidad.

Este tablero permite conocer el estado general de la documentación de los procesos que se manejan al interior de la operación del Área de TI. También permite conocer la evaluación respectiva del Grupo de Calidad.

Esta solución de Genebsys es extensible y puede ser adaptada a las necesidades particulares de su empresa. Para mayor información, por favor contáctenos.