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Gestión Documental
Optimice costos, ahorre espacio, reduzca tiempos operativos y facilite las tareas diarias de sus colaboradores a través de la descentralización de la información. Sin necesidad de sacrificar la confidencialidad y la seguridad que merece el manejo de su información, logre el control que necesita por medio de los sistemas de Gestión Documental en la nube.
La documentación es un proceso tan antiguo como la misma escritura y partió de la necesidad de dejar evidencia tangible de cualquier acto comercial o transacción legal. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los repositorios documentales.
A pesar de la importancia que tienen hoy en día los archivos, para el público en general, el trabajo que en ellos se desarrolla se considera como una actividad casi obsoleta. La tecnología ha creado una nueva generación de usuarios que esperan información instantánea, es por eso que debemos ampliar nuestra visión y renovar nuestros procedimientos. Los archivos han de adaptarse a los nuevos tiempos, volver a definir periódicamente nuestra función y modificar nuestras estrategias de control de los documentos y satisfacer las necesidades de los usuarios.
La gestión documental se define como el conjunto de procesos que se enfocan en la revisión, almacenamiento y recuperación de los documentos y de la información de importancia que se manejan al interior de una empresa. Esto se lleva a cabo por medio de la aplicación de normas técnicas que se caracterizan por su practicidad al momento de llevar a cabo la administración de los archivos físicos y electrónicos. La correcta aplicación de la gestión documental le permite a una compañía optimizar considerablemente todo lo concerniente al manejo de información de valor, lo que ahorra tiempo, espacio y dinero.
Los sistemas de gestión documental en la nube han irrumpido con fuerza en el panorama empresarial. La unión adecuada entre la nube y los gestores documentales puede proporcionar nuevas posibilidades a las empresas. El trabajo en la nube comienza a formar parte importante de todos los sistemas de la información y como tal, los sistemas de gestión documental no iban a ser una excepción. Estos últimos presentan algunas ventajas importantes que los sitúan como una alternativa real a los servidores on-premise, como el costo de implantación y la descentralización de la información, lo que favorece claramente la movilidad y facilita el teletrabajo.
Nuestro servicio va más allá de la simple implementación de una solución genérica, lo asesoraremos en la elección de la tecnología adecuada en función de las necesidades de su compañía en cuanto al uso y contenido de la documentación. También nos encargaremos de gestionar adecuadamente la seguridad, teniendo en cuenta que los documentos de una empresa conforman la base de conocimiento de toda la organización. Podremos garantizar que la información almacenada y recogida en su sistema no resultará expuesta, dañada o duplicada.
Algunos aspectos como la falta de control sobre sus datos también preocupan a las empresas. La tendencia general hasta ahora se basaba en el almacenamiento de gran cantidad de información en las infraestructuras físicas pertenecientes a la organización. Con nuestra solución de Gestión Documental en la nube, su empresa podrá confiar, no sólo que sus datos están seguros, si no que están controlados, organizados y no van a desaparecer. Teniendo en cuenta sus necesidades particulares, nuestros asesores expertos podrían optar por una solución ubicada en nubes privadas o híbridas que les aporten la seguridad necesaria sin restringir la movilidad.
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Nuestra asesoría y acompañamiento en todo el proceso de implantación de una adecuada Gestión Documental en la nube le permitirá a su organización disfrutar de los siguientes beneficios:
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El control de todos los documentos permite saber su estado, ubicación y la persona responsable, mejorando considerablemente la entrega de la información a los usuarios.
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La información centralizada favorece el aumento en la productividad, debido a que utiliza documentos electrónicos haciendo que la información fluya rápidamente.
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La gestión documental permite reducir la producción de los documentos en medio físico, es decir, la reducción de costos de almacenamiento y administración de archivos.
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Se mantienen segura la información, puesto que se restringen los accesos.
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Se logra hacer llegar la información a quien la necesita en el menor tiempo posible.
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La carga laboral disminuye notablemente ya que muchas tareas que antes eran manuales, pasan a ser automáticas, disminuyendo el margen de error.
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La gestión documental nos obliga a implementar la digitalización, permitiéndonos el uso eficiente de los recursos y por ende minimizamos el impacto ambiental y maximizamos su viabilidad económica.
En Genebsys tenemos una amplia experiencia en Gestión Documental con tecnologías en la nube. Contáctenos y déjenos asesorarlo.